OMGAAN MET WANBETALERS

Klanten die gebruikmaken van uw diensten of producten zonder daarvoor te betalen… Frustrerend, toch? Er zijn verschillende manieren om wanbetalers aan te pakken, zoals strakke betalingstermijnen hanteren en dreigen met incassobureaus. De manier van communiceren speelt hierbij een grote rol en kan zelfs bijdragen aan het voorkomen van wanbetalers. Hoe doet u dit op een effectieve en correcte manier? Wij geven tips!

KLANTRELATIE OPBOUWEN

We zijn allemaal mensen. Ook wanbetalers. Zij zijn net zoals iedereen gevoelig voor emotionele prikkels. Bedenk hoe u zelf graag aangesproken wil worden en stem dit vervolgens af op uw doelgroep. Dit kan er aan bijdragen om die laatste factuur toch nog zo snel mogelijk betaald te krijgen. Nog belangrijker: met communicatie kunt u wanbetalers ook voorkomen. Hoe? Door een band op te bouwen met uw klanten. Houd het contact warm en laat ook eens wat horen zonder dat het over een openstaande factuur gaat. Zo zullen klanten zich nóg meer bezwaard voelen wanneer er te laat betaald is.

MEEDENKEN MET DE KLANT

De uitspraak “beter voorkomen dan genezen” is hier ook van toepassing en valt onder goede communicatie. Veel bedrijven nemen pas contact op met de klant wanneer de betaaltermijn al is verstreken. Probeer eens om eerder contact op te nemen met de klant om te vragen of de factuur in goede orde is ontvangen en of alles klopt. Zo geeft u de klant een indirecte reminder en een kans om de factuur nog op tijd te betalen. Ook krijgt de klant hierbij eventueel de kans om aan te geven dat het niet op tijd gaat lukken met de betaling. Met dit telefoontje heeft u (weer) een ontspannen manier van contact met de klant, wat weer bevorderlijk is voor de klantrelatie.

BLIJF BELEEFD EN CORRECT

Het kan best frustrerend zijn wanneer u achter uw geld aan moet gaan en daarom zal het soms een uitdaging zijn om beleefd en correct te blijven. Toch zal het averechts werken wanneer u uw emoties niet de baas kan zijn. Een band opbouwen met de klant gaat samen met een positieve manier van communicatie. En zoals we al eerder hebben benoemd, is dit de meest effectieve manier om wanbetalers te voorkomen. Waar u vraagt om begrip om de factuur tijdig te betalen, kunt u ook beleefd zijn door te vragen waarom het voor de klant nog niet gelukt is om deze te betalen. Is de klant bijvoorbeeld wel tevreden over uw dienst of product? Blijven communiceren op een correcte manier en het voortdurend blijven zoeken naar oplossingen die voor beide partijen haalbaar zijn, is hier de sleutel tot succes.

FACTUREN IN BEGRIJPELIJKE TAAL

Naast de communicatie per telefoon of e-mail, kan de communicatie in de factuur zelf ook het verschil maken. Bent u er zich van bewust wat hier precies in staat? Het is belangrijk dat de manier van communiceren in de factuur aansluit bij de rest van uw communicatie richting de klant. Vaak worden er bijvoorbeeld moeilijke woorden gebruikt, staat er te veel informatie in en wordt er gebruik gemaakt van een erg klein lettertype. Probeer dit te vermijden door de facturen te schrijven op een manier dat het voor iedereen te begrijpen is. Probeer hiernaast ook sympathie op te wekken bij uw klant om deze te motiveren de factuur te betalen. Dit doet u bijvoorbeeld door aan het einde “veel dank voor uw begrip” toe te voegen.